Willem Scheepers

“Twee plaatsen gestegen ten opzichte van vorig jaar, heeft Nederland Duitsland ingehaald als Europa’s meest concurrerende economie. Nederland scoort hoog voor macro-economische stabiliteit, infrastructuur en bedrijfsdynamiek, maar komt op de 24e plaats voor wat betreft ICT-acceptatie, waaruit blijkt dat het meer te doen heeft om de kansen van de vierde Industriële Revolutie volledig te benutten.” Bron: WEF Global Competitiveness Report 2019: How to end a lost decade of productivity growth.

Met het bericht van het Wereld Economic Forum dat ons land voor 2019 ‘Europa’s meest concurrerende economie is’, wereldwijd zelfs 4e na Singapore, de Verenigde Staten en Hong Kong, mag je idd trots zijn. Maar daarmee zijn we er nog niet want juist de 24e plaats vwb ‘ICT acceptatie’ zou afbreuk kunnen doen aan de toekomstgerichtheid van onze economie.

Nu is, ook voor het WEF, ‘ICT acceptatie’ binnen de economie, binnen een onderneming, een ruim begrip. Het WEF hanteert daarvoor als richtsnoer de ‘4 Industriële Revolutie’. Laat nu eerder dit jaar VDL Groep CEO Willem van der Leegte ook zijn zorgen over Nederlands 4e IR hebben uitgesproken.

In tip vier hadden we het al over de never ending stories. Lange verhalen waar je eigenlijk al lang niet meer de hoofdrol in wilt vervullen ondanks je enorme commitment. Na deel 6 van Rocky was je toch echt wel afgehaakt, maar stiekem keek je toch om te weten hoe het afliep. En dan toch weer een open einde…. op naar deel 7. Voor de lezer van de 5 tips voor softe projectmanagers heb ik goed nieuws, met deze laatste tip stopt de serie…

Het komt vaak voor in Softe Projecten wereld. De projecten houden niet op, er zit geen einde aan. Denk aan de ontwikkeling van een nieuwe reeks procedures, het updaten van een zorgsysteem of implementatie van nieuwe softwaretools. Doordat de scope telkens aangepast wordt (ook wel scope creep genoemd), nieuwe eisen worden gesteld door klant, opdrachtgever of gebruikers, kan er maar geen streep onder het project worden gezet. Inspraak is ook met regelmaat een levensduurverlenger van het softe project. In veel gevallen leidt dat tot een (te) langlopend project, met gedemotiveerde teamleden, in enkele gevallen leidt het zelfs tot een vaag product waar niemand echt tevreden mee is. Of tot de veelgenoemde gekookte kikker…. Er moet een keer een einde komen aan een project, maar stoppen met een project, het afsluiten ervan blijkt niet altijd even makkelijk en dit kan flink frustreren. De laatste tip in de reeks van vijf tips voor softe projectmanagers: sluit het project af.

De hoeveelheid haat die de jonge klimaatactiviste Greta Thunberg op sociale media over zich heen krijgt is verbijsterend. Dat zij in een toespraak dan ook van zich afbijt, helpt de ‘zaak’ niet direct maar is voor mij wel te billijken. Het is historisch gezien ook niet uniek deze ‘actie – reactie’ of hoe een maatschappij reageert op mannen, en vrouwen, met ideeën die ver af lijken te staan van de dagelijkse realiteit. Of het met deze ideeën nu ging over geloof c.q. filosofie dan wel over de implementatie van stoommachines en robotica op de werkvloer. Op z’n minst werden machinerieën vernield of de gemeenschap ging over tot moord en doodslag. Het waren en zijn ideeën die een toekomstbeeld schetsen waarvan jij je nu geen voorstelling kan, en wil, maken. Ideeën die afbreuk gaan doen aan het bestaan zoals je dat nu leidt: angst regeert en roept afweer op. Maar dat lost het Probleem toch niet op.

Deze ‘klimaat casus’ wordt daarmee ook interessant zodra we het gaan hebben over organisatieverandering: de baas komt met een nieuw idee, totaal onverwacht ook want wie had bijv. 1 jr terug gedacht dat kool- en stikstof de agenda zouden bepalen en dat dit tot zoveel ophef zou leiden. Nu blijkt toch dat het noodzakelijk is om met dat ‘idee’ op z’n minst ‘iets’ te doen.

‘Never ending stories‘, lange filmreeksen die na de eerste 2 delen alleen maar minder spannend worden. Waarin acteurs vervangen worden door lookalikes, maar niet meer het niveau halen van de eerste delen, de kassuccessen. Met aan ieder filmeinde een cliffhanger, waardoor je weet: dit verhaal is nog niet afgelopen. Maar eigenlijk heb je het er wel mee gehad…

Ik vergelijk een project wel eens op het beklimmen van een berg als de Mont Ventoux. Iedere wielrenner of toerfietser kan zich daar iets bij voorstellen. In het begin ben je enthousiast, je ziet de berg van verre al liggen en je hebt er zin in. De Mont Ventoux is een lange klim en ze wordt steeds zwaarder. Eenmaal boven de boomgrens zie je de top liggen maar gaandeweg lijkt ze steeds verder weg. Het is heet en je lichaam schreeuwt “stoppen, nu!”, het enige dat je door doet fietsen is: commitment…

In de loop der jaren ben ik vanuit verschillende posities en rollen in betrokken geweest bij het managen van projecten. Hierbij gaat het over technische projecten, meest in de petrochemie en veelal ook over implementatietrajecten en programma’s die al dan niet projectmatig zijn aangevlogen. De eerste tip ging over het (h)erkennen van een project. Zeker bij wat ik noem de softe projecten is het niet altijd zo dat projecten herkend worden binnen organisaties waarmee vaak eindeloos veel resources en tijd verspild worden zonder dat een formele (of informele) opdrachtgever hier om vraagt. Daarom 5 tips voor Softe Projectmanagers, in deze blog tip 4.

Zelfrijdende auto’s, thuisassistenten van APPLE en GOOGLE, slimme thermometers, handige bank apps, volledig gerobotiseerde productiehallen, zoekfuncties die juristen supersnel aan correcte wetteksten helpen, kassa-loze supermarkten, etc. etc. ‘Zo, zo, verrassend.’

De technologische veranderingen in je leef- en werkomgeving nemen in rap tempo toe maar in je portemonnee merk je niets van al deze technologische ontwikkelingen. Deze ontwikkelingen staan dankzij Daron Acemoglu en Pascual Restrepo dan ook bekend als een “so-so technology: a strong labor-displacing technology, but it has very modest productivity value.”. Nieuwe technologie vervangt (overigens niet alleen) kassamedewerkers maar of de efficiency voor en de ervaring van de supermarktklant daarmee verbetert? Twijfelachtig, zo is proletarisch winkelen nu onmogelijk gemaakt (sic.). Dat terwijl deze vervanging voor de winstgevendheid van AH een mooie stap is.

“Technologische vooruitgang leverde de afgelopen vier decennia productiviteitsgroei op. Maar productiviteitsgroei vertaalde zich niet in maatschappelijk breed gedeelde welvaart.” concluderen onderzoekers in het zojuist verschenen rapport ‘MIT’s Task Force on the Work of the Future.‘

“Nieuwsgierigheid naar kennis over het vakgebied maakt het verschil tussen gewoon presteren en excelleren”.

Maandagochtend op een vroeg uur startten we de fabriek op. Alles begon krakend en piepend op gang te komen. Altijd lastig na een vrij weekend. Ver weggestopt in een hoek pleegde een afvulmachine verzet. Wat we ook probeerden niets hielp. Een collega liep langs: ”Henk, weet jij wie ik kan vragen voor deze storing?”

Het antwoord klonk twijfelend: ”Tsja man”. Ik dacht het te begrijpen en wist dat we voor een uitdaging stonden. De oplossing is altijd eenvoudig. Een monteur die jarenlang onze collega was en nu als ZZP’er werkt, lijkt de juiste man. Hij komt naar de machine en kijkt bedenkelijk. Loopt een rondje en dan naar zijn gereedschapskist. Een rubberen hamer gaat de hoofdrol spelen. Als een medicijnman maakt hij bezwerende gebaren, de hamer gaat de lucht in.

Maandag maakte de invloedrijke Amerikaanse zakenclub Business Roundtable bekend dat 181 Top CEO’s, ‘Top’ op de schaal van APPLE tot WALMART, afscheid nemen van het door Milton Friedman gepropageerde adagium ‘De enige plicht van een bedrijf is het creëren van maximale waarde voor zijn aandeelhouders’. Vanaf nu is voor deze 181 (NB; niet alle Business Roundtable leden tekende deze verklaring) leden van de Business Roundtable het Leitmotiv: ‘een economie die volledig ten dienste staat van alle Amerikanen’, dus niet alleen van de aandeelhouders. Ofwel: “Each of our stakeholders is essential. We commit to deliver value to all of them, for the future success of our companies, our communities and our country.”

Het bericht komt na een week waarin wij in Nederland werden geconfronteerd met enkele voorvallen die juist het tegenovergestelde in zich lijken te hebben van dat wat deze 181 transnationale CEO’s, en niet van specifiek Nederlandse ondernemingen, nu van plan zijn. Nadat wij de afgelopen jaren door een scala aan bedrijfstakken en organisaties zijn overspoeld met goede bedoelingen, beloftes en eden, papier dat sneller (b)leek te verdwijnen dan dat de inkt droog was, bekruipt mij nu ook het gevoel: ‘mooi, zo’n verklaring maar voorkomt dat hebzucht bij individuen, voorkomt dat voor altijd immoreel gedrag?’.

In de vorige blog heb ik de gekookte kikker genoemd. Gekookte kikker worden is funest voor de motivatie van het projectteam. Ervaring leert dat projecten die met de grootst mogelijke enthousiasme en de beste bedoelingen worden opgestart toch vaak verzanden in een slepende affaire, met frustraties en mogelijk zelfs onenigheid en stuklopende relaties. Punt is dat ook met een goed plan een project kan tegen zitten, dat je zomaar een gekookte kikker kunt worden: niet weten of het project nog gaat leveren volgens afspraken en niet weten of je de stekker eruit moet trekken. En zie dan de focus en de flow nog maar eens goed te houden. Het medicijn tegen ziekmakende frustraties zijn goede relaties. Belangrijk daarbij is wel dat je niet alleen inschat wat een project in een negatieve flow kan doen veranderen, maar ook dat je weet wie invloed heeft op de genoemde focus en de flow. Met wie krijg je te maken bij het doorlopen van een project?

5 tips voor Softe Projectmanagers.
In de loop der jaren ben ik vanuit verschillende posities en rollen in betrokken geweest bij het managen van projecten. Hierbij gaat het over technische projecten, meest in de petrochemie en veelal ook over implementatietrajecten en programma’s die al dan niet projectmatig zijn aangevlogen. De eerste tip ging over het (h)erkennen van een project. Zeker bij wat ik noem de softe projecten is het niet altijd zo dat projecten herkend worden binnen organisaties waarmee vaak eindeloos veel resources en tijd verspild worden zonder dat een formele (of informele) opdrachtgever hier om vraagt. Daarom 5 tips voor Softe Projectmanagers, in deze blog tip 3.

“We willen digitaal koploper van Europa worden met Nederland als pionier en proeftuin op het gebied van verantwoorde digitale innovatie.” Aan ambitie ontbrak het niet in de in juni 2018 door de regering gepubliceerde Nederlandse Digitaliseringsstrategie met als subtitel ‘Nederland digitaal – Hier kan het. Hier gebeurt het’. Deze strategie kent 2 ‘sporen’: Spoor 1 ‘Maatschappelijke en economische kansen benutten’, Spoor 2 ‘Versterken van het fundament’. Mooi, maar wat ontbreekt in deze strategie dat zijn, mogelijke, scenario’s. Je kan niet uitgaan van dat ene scenario waarop jij hebt gehoopt: ‘koploper worden’. D.i. zoiets als rekenen op de volledige winst in de Eindejaarsloterij. Dat gaat ‘m niet worden; althans: niet voor iedereen.

Zeker niet ‘digitaal koploper worden’ door ieder EU land, want NL is niet het enige EU land dat een ‘digitaliseringsstrategie’ ontwikkelt. Het Verenigd Koninkrijk is een ander voorbeeld. Ook de Britse Overheid houdt hierbij geen rekening met scenario’s: ‘one way and that’s the high way‘. Interessant is nu dat recent The Royal Society for the encouragement of Arts, Manufactures and Commerce aan de Britse Overheid een voorstel doet voor 4 scenario’s v.w.b. ‘the Future of Work‘ zodra het over digitalisering gaat. Onder het motto ‘beter goed gekopieerd, dan slecht zelf bedacht’, is het m.i. leerzaam eens te kijken naar dat wat The RSA voorstelt.

Kent u de o ja manager? Hij leeft in kantoren en u kunt hem herkennen aan de uitroep “o ja”! O ja is waarschijnlijk een soort lokroep en is bijzonder aanstekelijk, want voor dat je het weet roepen anderen in zijn omgeving allemaal vol verve “o ja”, meestal gevolgd door “vergeten”, “nietaangedacht” of “daswaarook”. De o ja manager zit vol met goede ideeën, pronkt graag met andermans veren en beweegt zich voort door management by walking around. Maar de belangrijkste eigenschap van de o ja manager is iets wat hij juist niet heeft. De o ja manager heeft namelijk geen plan….

5 tips voor Softe Projectmanagers.
In de loop der jaren ben ik vanuit verschillende posities en rollen in betrokken geweest bij het managen van projecten. Hierbij gaat het over technische projecten, meest in de petrochemie en veelal ook over implementatietrajecten en programma’s die al dan niet projectmatig zijn aangevlogen. De eerste tip ging over het (h)erkennen van een project. Zeker bij wat ik noem de softe projecten is het niet altijd zo dat projecten herkend worden binnen organisaties waarmee vaak eindeloos veel resources en tijd verspild worden zonder dat een formele (of informele) opdrachtgever hier om vraagt. Daarom 5 tips voor Softe Projectmanagers, in deze blog tip 2.

Als een project eenmaal (h)erkend is, is mijn ervaring dat het nog niet altijd evident is dat het ook projectmatig wordt aangevlogen. Wat ik vaak zie is dat na het herkennen van een project de uitvoering leidt tot het vormen van praatgroepjes. En waar alle goede intenties soms nog worden vastgelegd in notulen en mogelijk zelfs een actielijst, raakt de projectmatige benadering daarbij op de achtergrond. De scope wordt minder helder of niet begrensd, afspraken over gerichte inzet, planning en te maken kosten raken op de achtergrond. Zeker bij ICT gerelateerde projecten en implementatietrajecten zie je dat het enthousiasme van projectteams leidt tot een snel veranderende scope, telkens nieuwe wensen en het vervagen van de doelstelling van het project. Langzaam maar zeker zijn we met zijn allen iets anders aan het doen…. Mijn tip: werk planmatig.