Vijf tips voor Softe Projectmanagers; Tip 5: De Afsluiter

In tip vier hadden we het al over de never ending stories. Lange verhalen waar je eigenlijk al lang niet meer de hoofdrol in wilt vervullen ondanks je enorme commitment. Na deel 6 van Rocky was je toch echt wel afgehaakt, maar stiekem keek je toch om te weten hoe het afliep. En dan toch weer een open einde…. op naar deel 7. Voor de lezer van de 5 tips voor softe projectmanagers heb ik goed nieuws, met deze laatste tip stopt de serie…

Het komt vaak voor in Softe Projecten wereld. De projecten houden niet op, er zit geen einde aan. Denk aan de ontwikkeling van een nieuwe reeks procedures, het updaten van een zorgsysteem of implementatie van nieuwe softwaretools. Doordat de scope telkens aangepast wordt (ook wel scope creep genoemd), nieuwe eisen worden gesteld door klant, opdrachtgever of gebruikers, kan er maar geen streep onder het project worden gezet. Inspraak is ook met regelmaat een levensduurverlenger van het softe project. In veel gevallen leidt dat tot een (te) langlopend project, met gedemotiveerde teamleden, in enkele gevallen leidt het zelfs tot een vaag product waar niemand echt tevreden mee is. Of tot de veelgenoemde gekookte kikker…. Er moet een keer een einde komen aan een project, maar stoppen met een project, het afsluiten ervan blijkt niet altijd even makkelijk en dit kan flink frustreren. De laatste tip in de reeks van vijf tips voor softe projectmanagers: sluit het project af.

In de loop der jaren ben ik vanuit verschillende posities en rollen in betrokken geweest bij het managen van projecten. Hierbij gaat het over technische projecten, meest in de petrochemie en veelal ook over implementatietrajecten en programma’s die al dan niet projectmatig zijn aangevlogen. De eerste tip ging over het (h)erkennen van een project. Zeker bij wat ik noem de softe projecten is het niet altijd zo dat projecten herkend worden binnen organisaties waarmee vaak eindeloos veel resources en tijd verspild worden zonder dat een formele (of informele) opdrachtgever hier om vraagt. Daarom 5 tips voor Softe Projectmanagers, in deze blog tip 5.

Vaak weet men niet waar een project eindigt of hoe dit af te sluiten. In sommige gevallen is het product min of meer overgedragen maar resteren er vragen, zorgen of het gevoel dat het nog niet af is. Nazorg, of service is belangrijk, maar als ze niet is afgesproken hoort ze eigenlijk ook niet meer bij het project. Dus moet er goed over nagedacht worden of deze zorg, service wel door leden van het projectteam moet worden gegeven. Nazorg moet een onderdeel zijn van het projectplan. En is zo bezien zelfs een behoorlijk belangrijke fase. Belangrijk dus hier aan de voorkant goed over voor te denken: wat is nazorg (en wat is service)? Hoewel nazorg en service vaak in 1 zin genoemd worden is het goed hier onderscheid in te maken. Eigenlijk is nazorg een echte projectfase die er op gericht is om een project op een goede manier af te sluiten. Service daarentegen kan zo lang duren als de levensduur van het opgeleverde product ….

Een voorbeeld dat iedereen wel herkend: het installeren van een verwarmingsketel. De installatie van de verwarmingsketel is in deze een technisch project, waarbij de monteur ervoor zorgt dat de nieuwe ketel goed is geplaatst en bij overdracht goed werkt. Als binnen enkele dagen blijkt dat er ernstige storingen optreden dan verzorgt het installatiebedrijf de nazorg benodigd voor een correcte aflevering van het product. Uitgangspunt is daarbij nog steeds een goedwerkende ketel na installatie. Andere activiteiten die bij de nazorg horen is een goede instructie voor het gebruik en natuurlijk het sturen van de factuur. Voor alle service die daarna nog wordt geleverd is ofwel de garantiebepaling van kracht of wordt een servicecontract opgesteld. Het jaarlijks schoonmaken van de installatie valt dus niet meer onder het project.

Als je een project niet goed afsluit zijn mensen er nog in lengte van dagen mee bezig, vaak niet zo gemotiveerd. Maar ook de organisatie wordt er moe van…., het komt maar niet af, het wordt storend. De organisatie moet dus verder en de medewerkers ook. Bijna alle definities voor “project” gaan uit van een in tijd begrensde eenmalige tijdelijke activiteit. En zo kunnen we de cirkel rondmaken: door een project te benoemen en planmatig aan te vliegen kun je ook duidelijk maken wat je op gaat leveren en wanneer. En daarna eindigt het project, want aan commitment komt natuurlijk ook ooit een einde…. 6 afleveringen van Rocky is immers ook wel genoeg!

Een goede manier om een project af te sluiten is hier een officieel moment van te maken. Nodig buiten de project teamleden ook de belangrijkste stakeholders uit voor een closure meeting, een borrel of een andere liefst feestelijk momentje. Deel de behaalde successen en sta stil bij het resultaat, bedank de teamleden voor de inzet en mogelijk de klant voor het geduld (…). Het einde van het project is ten slotte een echte mijlpaal en op deze manier weet men ook: hierna is het klaar. In voorkomende gevallen is het goed om in geval van navolgende serviceverlening contactgegevens te delen van de betreffende serviceverlener.

Einde….
Met deze blog is er een einde gekomen aan de reeks van 5 tips voor de softe projectmanager. Projectmanagement is de tegenhanger van improviserend projecten uitvoeren. Zeker voor softe projecten, is het van belang draagvlak te behouden maar toch een mate van projectsturing te houden.

Het benoemen van een project, een planmatige aanpak, goed omgaan met de stakeholders en de juiste dosis van commitment moeten de projectmanager van softe projecten een eind op weg helpen. Door pragmatisch te werken binnen dit framework legt de manager zich niet per se vast aan te veel detailafspraken, maar heeft hij of zij toch een leidraad waarbinnen goed kan worden gewerkt. En ten slotte het project goed afsluiten en als alles goed is gegaan de successen vieren.

Zoals aangegeven is er veel te vinden op het internet over projectmanagement. Van belang is te erkennen dat slechts een deel van goed projectmanagement over de methode gaat. Een even zo belangrijk deel zit hem in de mensen: draagvlak, teamwork, commitment, leiderschap. De vijf tips hebben zoveel als mogelijk een balans tussen die twee benaderingen opgezocht, met hier en daar een sprekend voorbeeld. Veel projectplezier…

Einde!

Arend Profijt, MPM, MoSHE

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *