Hoe inclusief vergader jij? Inclusief vergaderen verhoogt productiviteit en creativiteit.

Te veel, te lang en te weinig resultaat. Voor veel medewerkers is vergaderen niet bepaald een favoriete bezigheid. Bovendien voelt niet iedereen zich even betrokken en gehoord tijdens vergaderingen. En dat is jammer, want inclusief vergaderen – een manier van vergaderen waarbij iedereen de ruimte krijgt – kan de effectiviteit van het overleg enorm verbeteren. En daarmee ook de prestaties van een onderneming.

We vergaderen met z’n allen wat af in ons werkende leven. Toch is lang niet iedereen er dol op. Vergaderingen duren vaak te lang en verlopen niet altijd efficiënt. Hierdoor krijgen mensen het gevoel dat ze hun kostbare tijd beter aan andere dingen kunnen besteden.

En dat terwijl het aantal vergaderingen de afgelopen jaren sterk toenam. Zo blijkt uit het Grote Vergadergeluk Onderzoek – dat de auteurs van het boek ‘Vergader jezelf gelukkig’ (2020) uitvoerden onder bijna 1.600 mensen – dat Nederlanders steeds meer tijd besteden aan (online) vergaderen. Ruim een derde van de ondervraagden zegt 20 tot 40 % van hun werktijd te besteden aan vergaderen. Voor 26% van de mensen is dat 40 tot 60% en 3% van de ondervraagden vergadert zelfs 80 tot 100% van de werktijd.

Ideeën uitwisselen
Meer vergaderen betekent niet automatisch dat je ook meer bereikt. Toch is vergaderen nodig om op een gestructureerde manier ideeën, informatie en standpunten uit te wisselen en besluiten te nemen. Vergaderingen kunnen ook heel leuk en effectief zijn, vooral als alle deelnemers hetzelfde doel hebben.

De praktijk leert echter dat vergaderingen vaak weinig concreet zijn en bovendien roepen ze ook ergernissen op. Zo zijn er altijd mensen die niet luisteren, anderen onderbreken of met andere dingen bezig zijn. Dit bevordert het enthousiasme voor het vergaderen niet.

Daar komt bij dat mensen zich ook niet altijd betrokken en gehoord voelen tijdens een vergadering. Inclusief vergaderen kan daar verandering in brengen, zo is mijn overtuiging. Hierbij komen er verschillende ideeën, inzichten en perspectieven op tafel door letterlijk en figuurlijk ruimte te maken voor iedereen.

Bewust ‘insluiten’

Met mijn onderneming ‘BE(E) Top of mind’ wil ik, Madhu Mathoera, organisaties diverser, gelijkwaardiger en inclusiever maken. Dit kan betrekking hebben op gender, achtergrond en leeftijd, maar bijvoorbeeld ook op talenten, competenties en ervaringen.

Inclusief vergaderen maakt onderdeel uit van de diversiteit en gelijkwaardigheid die ik nastreef. Naar mijn mening is het van belang om mensen niet onbewust uit te sluiten, maar iedereen die deelneemt aan de vergadering juist bewust ‘in te sluiten’. Dat klinkt logisch, maar het gebeurt regelmatig dat we mensen (onbewust) uitsluiten. Bijvoorbeeld door hen niet te vragen om input, door hen te onderbreken of niet uit te nodigen voor een overleg. Maar ook woorden, uitdrukkingen of lichaamstaal kunnen ervoor zorgen dat mensen zich uitgesloten voelen.

En dat vind ik jammer, want je vergadert niet om te vergaderen. Je wil juist de beste resultaten behalen. En die krijg je door verschillende inzichten boven tafel te krijgen.

Diversiteit en inclusie

In de praktijk zie ik steeds meer bedrijven die het nut en vooral de noodzaak van diversiteit en inclusie inzien. Maar ook medewerkers zelf zijn steeds vaker op zoek naar een organisatie waar ze zichzelf kunnen zijn en waar diversiteit wordt omarmd. Dat is een hele mooie ontwikkeling. Zeker ook omdat er al jaren wordt gesproken over diversiteit en inclusie, zonder dat er concreet actie wordt ondernomen.

Ik zie het dan ook als mijn missie om Nederland iedere dag een stukje inclusiever te maken. Ik schreef er zelfs een boek over: ‘De inclusieve organisatie’. Hierin laat ik zien hoe je verschillen kunt begrijpen, inzetten, versterken en met elkaar kunt verbinden. Zodat je de verschillen tussen mensen gaat benutten. Want uiteindelijk leidt een diverse kijk op (werk)processen tot een grotere tevredenheid en betrokkenheid onder klanten en medewerkers. Dit bevordert de productiviteit, innovatie en creativiteit. En daar wordt iedereen beter van!

Madhu Mathoera

Wilt u uw onderneming ook diverser, gelijkwaardiger en inclusiever maken? Madhu Mathoera zet zich met ‘BE(E) Top of mind’ al jaren in voor het inclusiever maken van organisaties. Dit doet ze onder andere door het aanbieden van trainingen, opleidingen en maatwerk. Ook schreef ze onlangs haar eerste boek: ‘De inclusieve organisatie’. Nieuwsgierig geworden? Kijk dan op: Bee Top of Mind!.

11 tips om inclusiever te vergaderen

  • Bij grote(re) groepen kan het lastig zijn om iedereen bij het gesprek te betrekken. Kijk dus goed wie je uitnodigt en hoeveel mensen je uitnodigt.
  • Deel de agenda vooraf, zodat iedereen de tijd heeft om de vergadering voor te bereiden.
  • Geef deelnemers de mogelijkheid om vooraf vragen naar de voorzitter te sturen.
  • Zorg ervoor dat je mensen positief betrokken houdt door duidelijk te maken wat het doel van de vergadering is.
  • Onderbreek elkaar niet tijdens de vergadering. Spreek eventueel signalen af, bijvoorbeeld een vinger omhoog als je een vraag hebt.
  • Stel je oordeel uit. Luister niet om te reageren, maar om de ander te begrijpen.
  • Probeer onderling lachen en fluisteren te voorkomen.
  • Brainstormen? Sommige mensen vinden het fijn om hier vooraf over na te denken en niet te worden overvallen door een spontane brainstormsessie. Bied ze hiervoor de mogelijkheid.
  • Rouleer de voorzittersrol, zodat iedereen betrokken blijft.
  • Ken je niet alle deelnemers? Stel jezelf dan voor en geef aan hoe je aangesproken wilt worden.
  • Gebruik inclusieve taal tijdens het overleg: genderneutraal en zonder woorden die een negatieve lading kunnen hebben.

Groepsopdracht  

Bepaal samen met je team hoe je inclusiever met elkaar vergadert. Dit kan bijvoorbeeld door onderstaande vragen eerst zelf te beantwoorden en er vervolgens samen over te brainstormen.

  • Wat kun je vooraf doen om iedereen zoveel mogelijk bij een vergadering te betrekken?
  • Wat kun je doen om deelnemers niet uit te sluiten tijdens een overleg?
  • Hoe kunnen we evalueren wat goed gaat en wat we inclusiever kunnen doen?
  • Welk gedrag hoort niet bij een inclusieve vergadering?
  • Hoe maken we dit op een laagdrempelige manier kenbaar in de vergadering?
  • Welke regels stellen we samen op?

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *