Effectief Vergaderen; een praktijk ervaring.

'De vergadering was langdradig en de partijen konden het niet met elkaar eens worden. Ik had ook niet het idee dat ze het probeerde, wij van hier tegen jullie van daar. Ik had niet echt een functie dus ik vond dat ik gemist kon worden om naar de kapper te gaan. (........) Ik moest natuurlijk nog wel terug naar die vergadering, dus toen ik binnenkwam en achterin plaats nam draaide de voorzitter zich om en vroeg of er nog mensen wat wilde zeggen van de backbench. Dus ik stond op (met mijn nieuwe haardracht) en zei dat ik hoopte dat we toch meer samen konden gaan doen en dat het belangrijk is goed te definiëren waar de pijnpunten liggen zodat we vanuit daar verder zouden kunnen. Applaus alom. De vergaderdag was daarmee tot een einde gekomen. De volgende dag zou de voorzitter een presentatie houden over de uitkomsten en wat schetste mijn verbazing op zijn eerste slide stond dat na twee zware dagen we door een opmerking van één van de aanwezigen het toch tot een goed eind was gekomen.'Deze recente praktijkervaring van een leidinggevende is voor mij een mooi voorbeeld van effectief vergaderen, jou rol spelen in de vergadering op het moment dat het écht nodig is, op het moment dat het er écht toe doet.

Om dit ook te kunnen bereiken, enkele vergadertips;

• Deelname aan een vergadering is vrijwillig of de secretaris van de vergadering nodigt je er vooraf expliciet voor uit. ('Je aanwezigheid is gewenst.' & blijf dan maar eens weg)
• De agenda van de vergadering, die je vooraf ontvangt, is bepalend voor jou of jij besluit om wel of niet aanwezig te zijn. ('Er staan geen punten op die mijn verantwoordelijkheden raken, dus ik kan me die ochtend richten op andere prioriteiten.', met de crux op het laatste)
• De vergadering duurt maximaal 2 uur, daarna zit de gemiddelde deelnemer namelijk 'vol' (of zij/hij heeft een speciale training gevolgd; alleen werkgevers- en werknemersverenigingen putten elkaar uit in zéér langdurige vergaderingen)
• De voorzitter beperkt zich tot het 'in goede banen leiden' van de agenda én (dus) van de tijd. Hij/zij is ook degene die de gezamenlijk genomen besluiten Kort & Krachtig samenvat en, eventueel & alleen 'indien nodig'(!), een beslissende stem laat horen.
• Begin met de rondvraag. (niet alleen kun je de beschikbare tijd dan beter bewaken, ook kan een belangrijke vraag de agenda 'op zijn kop zetten'; e.e.a. in goed overleg uiteraard.)
• Vergader vervolgens, en maak notulen. Sterker nog: maak een besluitenlijst. Besluiten, niet genomen tot de volgende vergadering maar om dit agendapunt uiteindelijk tot een Goed Resultaat te kunnen brengen. Dit overzicht wordt aan iedereen verspreid, ook aan degenen die andere prioriteiten hadden en die dus niet aanwezig waren. (nb; doelstellingen, S.M.A.R.T.I. uiteraard, opnemen is ook prima maar alleen zinvol als iedereen er zich vervolgens ook aanhoudt & let wel: doelstellingen voor dit jaar zijn toch al overeengekomen tijdens je functioneringsgesprek ......)

Voordeel van deze methode: alleen degenen die écht iets te melden hebben over de agendapunten zijn aanwezig. (nb: soms zit er bij een vergadering iemand die wel aanwezig behoort te zijn, die echter niets op de agenda heeft staan, die op enig moment toch van mening is 'iets' te moeten zeggen en juist daardoor de vergadering 'op zijn kop zet' of op zijn minst verstoort.....)

Dit betekent ook: iemand die er niet bij was kan het besluit niet meer terugdraaien(!) Was hij(zij) toch belangrijk voor deze vergadering dan hadden we hem vooraf wel uitgenodigd en zelf heeft hij besloten om ook niet te komen (andere prioriteiten dus, in het Belang van de Zaak).

NB1: Voorgaande tips kunnen 'nog al wat losmaken' als je ze wil toepassen, zeker als je in je organisatie met echte vergadertijgers te maken hebt...... Probeer het toch maar ;-)

NB2: verschijnt er nu niemand op de vergadering, alleen de secretaris, dan zijn er waarschijnlijk andere prioriteiten en da's ook héél effectief. :-)

NB3: we geven geen kritiek :-( maar feedback

NB4: Play is goed tijdens de vergadering, Serious Play is beter.

Nog een laatste tip: let speciaal op dat wat er wordt gezegd tijdens de 1e en de laatste 5' van de vergadering (nb: zelfs als deelnemers nog dienen te gaan zitten of al opstaan), da's soms héél interessant en belangrijk; zo blijkt ook uit het voorbeeld.

====================

2010

Tijdens openbare vergaderingen, bijv. in de Tweede Kamer, zien we aanwezigen steeds vaker hun blackberry gebruiken, sms-en en twitteren. Is dit nu een vorm van desinteresse of is dit een manier om je achterban direct te informeren? Bij deze gedachten ben ik een voorstander van het laatste.

Denk eens aan de voordelen: direct vanuit de DT / MT bijeenkomst twitter je essentiële doelen naar je team. Scheelt je i.i.g. enkele teambijeenkomsten.....

& Natuurlijk blijven er altijd uitzonderingen, vergaderingen met een 'besloten karakter', vergaderingen waarbij iedere deelnemer voorafzijn blackberry, mobi, pda e.d. inlevert; zie ook dit voorbeeld van Obama & zijn crew.