Spelregels voor de Bestuurskamer (nb: Don't Worry, Be Happy).

Bestuurders, incl. de leden van de Raden van Commissarissen, lopen steeds meer het risico om aansprakelijk te worden gesteld voor hun handelen, of juist voor hun niet-handelen (......). Dat terwijl hun invloed of de vraag om hun invloed, de vraag naar hun rol steeds groter wordt; zie de dominante rol die enkele bestuursvoorzitters c.q. voorzitters RvC momenteel op zich nemen in deze voor grote Nederlandse organisaties hectische tijden.

Het is dan ook prettig als er enkele spelregels zijn, spelregels niet alleen om efficiënt te kunnen vergaderen maar ook om de individuele en collectieve risico's tot een minimum te kunnen beperken. In de FD.Strategie uitgave van deze week staan enkele 'Spelregels voor de Boardroom'. Uitstekend, ik heb ze aangevuld met 'Matters Reserved for the Board' en, wellicht ook handig, tips: 'How to Stop Worrying and Start Living'.

Het FD komt ieder kwartaal met een, vaak interessante, 'Management Quarterly' genaamd 'FD.Strategie'. Deze keer met daarin het artikel 'Spelregels voor de Boardroom, Commissarissen zijn zelf verantwoordelijk voor het documenteren van hun besluitvorming'. Terecht want: Wie anders dan degenen die bij de vergadering aanwezig waren, wie anders dan degenen die bij de besluitvorming betrokken waren, kunnen daarvoor verantwoordelijk zijn? Nu, uit de voorbeelden die redacteur Martin Brink aanhaalt wordt duidelijk dat er daarover tussen Rechtbanken en Ondernemingskamer aan de ene kant en bestuurders aan de andere kant, vele 'verschillen van inzicht' bestaan. Het is natuurlijk ook niet niks, het risico dat je loopt als Bestuurder(!), zeker nu de (ook financiële) belangen steeds groter worden.

Brink heeft daarom enkele 'Spelregels voor de Boardroom':

• Iedereen moet meedoen.
• Motiveer alle Besluitvorming.
• Zorg voor een volledige documentatie.
• Goede documentatie biedt bescherming.
• Ook commissarissen moeten zorgen voor notulen.
• Voorkom omkering bewijslast.
• Maak goede afspraken over notulen.

Helder, toch? Maar of het ook alle risico's beperkt?

Om nu te voorkomen dat je als Bestuur c.q. raad van Commissarissen over 'van alles en nog wat' gaat vergaderen, iets dat je risico alleen maar groter maakt(!), heeft Harvard enkele tips in het 2006 artikel 'How well-run Boards make decisions', dat doen zij door zich op een paar cruciale zaken te concentreren en dat zijn:

• Annual business plan

• Officer hiring and compensation

• Stock options

• Capital structure and indebtedness

• Dividends

• Risk management and insurance policies

• Acquisitions, divestitures, and capital expenditures above $30 million

• Litigation settlements above $30 million

• Fines and penalties above $30 million

• Restructurings that exceed $60 million

• Tax settlements that exceed $125 million

• Contingent liabilities above $275 million

• Pension contributions that exceed $275 million

Voor RvC's  geldt over het algemeen 'iets' anders dan voor Besturen en ook de bedragen kunnen 'aan uw situatie worden aangepast' maar het is een 1e opzet. Dit goede artikel geeft u zelfs nog een agenda: wanneer u wat op de agenda kan zetten, handig.

Zijn daarmee dan de risico's beperkt? Nog niet, '100% dekking' kan niemand u bieden, zelfs geen verzekeringsmaatschappij (.....) daarom sluit ik af met de tips van Dale Carnegie: 'How to Stop Worrying and Start Living' zoals vastgelegd in 1948 door Richard Clay in zijn boek met 10 hoofdstukken:

• Part One: Fundamental facts you should know about worry
• Part Two: Basic techniques in analysing worry
• Part Three: How to break the worry habit before it breaks you
• Part Four: Seven ways to cultivate a mental attitude that will bring you peace and happiness
• Part Five: The golden rule for conquering worry
• Part Six: How to keep from worrying about criticism
• Part Seven: Six ways to prevent fatigue and worry and keep your energy and spirits high
• Part Eight: How to find the kind of work in which you may be happy and successful
• Part Nine: How to lessen your financial worries
• Part Ten: "How I conquered worry"

Veel succes met uw vergaderingen en: vergeet niet te Leven!