Eenvoud Complexiteit I

Ook al volgen organisaties de curven van Kondratieff en Greiner (nb; succesvolle organisaties stoten in golfbewegingen onderdelen af om vervolgens weer nieuwe te acquireren, zie bijv. PHILIPS), organisaties worden ook steeds complexer. Organisaties worden zelf vaak onnodig complex. Kan het allemaal niet véél simpeler, véél eenvoudiger?

Auteur Ron Ashkenas boog zich ook eens over dit probleem (nb;  jawel een probleem want als het dat nu al niet is voor uw organisatie dan wordt het dat zeker die complexiteit: een probleem; zeker als U niet oppast!) en hij kwam eind 2007 met een voorstel: 'Simplicity-Minded Management'. Als je als management team gefocust bent, bij voorkeur zelfs: gecommitteerd bent aan Eenvoud, dan wordt je organisatie daar stukken beter van! Hij schreef een goed artikel.

Maar eerst is het fijn om te weten dat een belangrijke oorzaak voor al die complixiteit in uw organisatie bij U ligt!

Ashkenas beschrijft als oorzaken van de complexiteit in organisaties:

• Structural mitosis. (The steady accumulation of structural changes drives up complexity over time, in ways that sometimes go unrecognized.)
• Product proliferation. (Companies refresh their offerings continually, with changes as modest as tweaks to package design or the addition of new product features, or as involved as the launch of entirely new lines of products or services)
• Process evolution. (All processes evolve over time. That results in compromises that introduce too much variability and make processes inefficient.)
• Managerial habits. (Senior executives, for instance, understandably want information, but they may not realize that a request can set off a cascade of reporting work, which often keeps being added to over time.)

Continu voorzien we onze organisatie(s) van nieuwe ideeën, nieuwe voorstellen, nieuwe verwachtingen. Continu zetten we onze organisatie in beweging, veranderen we onze organisatie. Heeft onze organisatie de 1e verandering 'schokgolf' zojuist overleefd, dan volgt al snel de 2e, de 3e, de 4e en aan de horizon verschijnt alweer no. 5.......

Maar da's nog niet alles, lang niet alles want achter dat opduwen van al die golven zit U, en het blijkt dat U, beste manager, een 'mooi' handje helpt aan het verbreiden en verspreiden & aan het in stand houden van complexiteit door uw organisatie!

Ashkenas daarover:

The Hidden Cause of Complexity: You! & Dat komt omdat u zichzelf schuldig maakt aan:

• Micromanagement. (geneuzel op de cm zo gezegd; andere uitdrukking mag ook....)
• Poor meeting management. (& we vergaderen, vergaderen, vergaderen; het schijnt in Nl zelfs zo te zijn dat we dat gemiddeld 25% van onze werktijd doen....)
• Unclear, redundant, or conflicting assignments. (de opdrachten die we onze medewerkers geven zijn niet altijd even duidelijk, sterker: dat opdrachten, al dan niet afkomstig van meerdere leidinggevenden, inhoudelijk conflicterend kunnen zijn blijkt eerder regel dan uitzondering te zijn.....)
• E-mail etiquette. (vandaag ook nog mail ontvangen? &: waarover gaan ze?)
• PowerPoint perfection. ('als het je niet in 1' lukt om je punt, zelfs mét PoPo!, helder te maken; dan lukt je dat in 1u ook niet....)

Ashkenas komt, natuurlijk, ook met de oplossing:

Simplification as Strategy

• Streamline the organizational structure.
• Prune products, services, and features.
• Build disciplined processes.
• Improve managerial habits

Mooi toch, Ashkenas' voorstellen & ook nog eens eenvoudig!!

Toch kan het laatste, het invoeren van deze Simplicity Strategy wel eens 'tegenvallen'. E.e.a. hangt nl. af van de Complexity Quotient van uw organisatie, maar daarover morgen meer; in Deel II van 'Eenvoud <=> Complexiteit'. Dus ik vraag u nog 24u geduld, overpeins al vast in eenvoud......