Vergaderen* en telefoneren kost je € 30.000 omzet, pp/pj……

Sterker nog met het versturen en beantwoorden van mail loop je € 50.000 omzet mis per medewerker, per jaar. Het zijn nog al bedragen. De bedragen komen naar voren uit een onderzoek van het Amerikaanse AFFINITY LIFE.

Als je die bedragen doortrekt op een landelijk niveau voor de economische betekenis van al dat vergaderen en mailen, dan is het resultaat daarvan zelfs giga. Zo kost dit de Amerikaanse economie volgens AFFINITY een gemis aan 50 miljoen declarabele uren per dag ofwel $ 7,4 miljard aan productiviteit die dagelijks wordt misgelopen…. Voor onze economie zal het totaal bedrag lager zijn, maar het resultaat naar rato niet veel beter; verwacht ik.

NB; Nu je medewerkers achter de broek gaan zitten om zich hiervan (meer) bewust te zijn, is niet de oplossing aldus Harvard’s Gretchen Gavett. Maar wat dan wel?

Dit verlies aan (potentiële) omzet doet zich vooral voor bij organisaties waar op basis van uren wordt gedeclareerd c.q. gefactureerd. Niet alleen zakelijk en privé maar ook verschillende opdrachten c.q. opdrachtgevers lopen door elkaar heen: je werkt aan de ene opdracht en krijgt een mail/telefoon van een ander. De vraag is dan: heb je dat in de gaten? Maar ook: wat doe je er mee?

Email occupies that liminal space between tasks, and it hurts a lot that we often write and receive personal emails while we’re reading or composing a response to a client. That integration between the personal and professional makes it seem like it’s not a task you’re supposed to keep track of. If we spend time writing an internal memo, it’s much clearer in our mind that we’re spending a specific amount of time on a work task.” aldus Sanford DeVoeassociate professor of organizational behavior and HR management bij de Rotman School of Management in reactie op het AFFINITY LIFE rapport ‘Time is Money’. Dat tijd geld is, is hiemee nu wel duidelijk. 😮

AFFINITY LIFE, een organisatie die gespecialiseerd is in kantoorautomatisering, komt met de volgende oplossingen:

  • Automate, Automate, Automate! c.q. geautomatiseerd tijdschrijven;
  • Link timesheets to key business systems;
  • Make time entry effortless.

De oplossing wordt door hen, zoals te verwachten, gezocht in vergaande automatisering met als doel: meer inzicht krijgen in dat wat declarabel is c.q. kan zijn.

Maar die automatisering van de werkzaamheden, kent zo z’n valkuilen aldus DeVoe “The biggest danger with having managers or employees focus too much on how they are spending their time is that activities that aren’t ‘billable’ are given short shrift.” Wat je niet kan declareren krijgt geen aandacht terwijl het misschien toch potentie heeft.

Daarbij kan de psychologische druk op je medewerkers ongezond hoog worden. DeVoe: “In addition, being too attuned to how employees are spending their time can be psychologically problematic. When people are billing their time at high rates, laboratory experiments I’ve conducted show that we become much more impatient with our time. This obviously has negatives in terms of greater time stress, but inducing impatience can have downstream effects across a wide set of domains, such as making people more financially short-sighted.

Het advies van Sanford DeVoe is dan ook: “Leidinggevenden dienen zeker rekening te houden met de monetaire gevolgen van tijdelijke en permanente beslissingen die men neemt over hoe medewerkers hun tijd besteden binnen de organisatie. Maar voorkomen dient te worden dat diezelfde medewerkers steeds opnieuw worden gewezen op de financiële gevolgen van e.e.a. Dat werkt contra productief.”

Zoals vaker is het de uitdaging voor leidinggevenden om een gezonde mix te vinden tussen de implementatie van nieuwe, (vaak) handige disruptieve technologieën en de gezondheid en het welzijn van de medewerkers. Het is die mix van hard en soft skills (NB: lees in dit verband ook: Soft skills worth £88 billion to the economy, says campaign.) Het is een mooie uitdaging. Toch?

Inspiratie voor deze entry komt van de HBR entry Workers Are Bad at Filling Out Timesheets, and It Costs Billions a Day.

* Lees event. ook: Een Idee voor een MT Vergadering.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *