Wie ziet er hier Spoken?

10 jaar geleden schreven William Oncken & David Wass het artikel 'Management Time, Who's Got the Monkey?'. Het artikel is inmiddels een echte HBR Classic & kan met groot gemak nu, in tijden van CRISIS, weer uit de kast worden gehaald. (nb; alleen al een gevoel van 'CRISIS' belemmert mensen in hun handelen)

Het artikel beschrijft enkele essentiële managementtaken  namelijk: taken toewijzen, verantwoordelijkheden delegeren en resultaten controleren. Dit lijkt allemaal heel eenvoudig toch zijn er nog voldoende medewerkers die hierin niet volledig meegaan, misschien zelfs de boel frustreren & voor dat je het weet loop je als manager overal zelf achteraan & wat dan te doen?

Het is alweer enkele jaren geleden dat ik in Roemenië was bij de production plant van een Nederlandse organisatie. Snel werden mij daar 2 zaken-van-belang duidelijk:

• hoog analfabetisme onder de medewerkers
• directe aansturing door de manager was een noodzaak

Het 1e kon redelijk eenvoudig worden opgelost door bij de info verstrekking veel gebruik te maken van symboliek (nb; symbolen als VUUR & VLAM met daar bij een telefoon & '112' c.q. een openstaande deur, zijn zelfs internationaal toepasbaar).

Het 2e was intrigerender. Het bleek dat er vanuit de oude communistische doctrine geen enkel zelf-initiatief van de medewerker werd verwacht! Als een machine uitviel omdat er bijv. iets vast zat wat redelijk eenvoudig verwijderd kon worden, dan deden de betrokken medewerkers niets tot dat De Baas verscheen & hen daartoe opdracht gaf. Voor de Nederlandse managers betekende dit dan ook vooral een hands on mentaliteit & managing by walking around. Want zo'n doctrine, die krijg je er niet zo snel uit.

Tijden van CRISIS kunnen het zelf initiatief danig in de weg zitten, zeker als je net enkele, nu oud-,collegae door de poort zag vertrekken.

Oncken & Wass daarover:

"Within an organization, there are five degrees of initiative available to a manager. Moving from the lowest degree to the highest, they are:

1. waiting to be told

2. asking what to do

3. making a recommendation, then taking the recommended action

4. taking action, but advising others at once

5. acting on one's own, then routinely reporting it to others."

Medewerkers blijven nu vooral hangen in '1' &  '2'; ze zien Spoken! Wat te doen?

"When you're dealing with subordinates' monkeys, make your minimal expectations clear: tell them they're not allowed to use options 1 and 2. Each time a subordinate comes into your office to discuss one of his monkeys, make sure he leaves with a clear understanding of the level of initiative you're expecting from him. Also, try to observe the following advice about monkeys:

• Eliminate some monkeys if your team has more than it can realistically handle. 

• Limit your involvement with a subordinate's monkey to no more than 15 minutes at a time.

•  Make appointments to deal with monkeys. When you try to address them on an ad hoc basis-for example, when you pass a subordinate in the hallway-you don't convey the proper seriousness.

• Agree on a date when the subordinate reports back on the progress he's made on each action item generated at the last meeting."

Empowerment noemen we dat ook wel. Handig, zulke tips als het ff tegenzit & het CRISIS spook 'door de organisatie waart'; Who's Got the Monkey?'.