18 aanbevelingen uit Authentieke leiders Echte leiders.Deel 4

8 oktober 2015: Deel 4. Aanbeveling 13 en 14.

13. Zorg voor 360 graden feedback, neem het serieus, ga ermee aan de slag en koppel terug. Eerder liep ik vooruit op deze aanbeveling. 360 graden feedback is een geweldig goed instrument om er voor te zorgen dat je effectiever wordt. CEO’s en bestuurders worden normaal gesproken alleen beoordeeld door de voorzitter van de Raad van Commissarissen of door de Raad van Toezicht.

Ik zeg wel eens ”bestuurders zijn net mensen” en illustreer dit met een onderzoek dat is gedaan door Frank Brummelhuis (Verbinding door leiderschap, 2009).

Hierbij werden een groot aantal bestuurders van woningbouwcoöperaties bevraagd over hun eigen oordeel over de volgende zaken: visies verwoorden, empowerment, activeren, ontwerpen en beheren, belonen en feedback geven, teambuilding, externe oriëntatie, vasthoudendheid, emotionele intelligentie, uitgebalanceerd leven en stressbestendigheid. Ze scoorden allemaal hoog tot uitmuntend. Daarna werden aan de OR en de voorzitter van de Raad van Toezicht gevraagd wat zij er van vonden. U begrijpt het al: op twee items na (vasthoudendheid en stressbestendigheid) was het oordeel ‘voor verbetering vatbaar’…

360 graden feedback kan overigens erg confronterend zijn, vooral omdat betrokkenen nooit eerder uitgebreid op de hoogte zijn gebracht van verbeterpunten. Ik spreek wel eens over SSC, want bijna iedereen (her)kent dat als Shared Service Center, maar ik gebruik de letters dan als Stop, Start en Continue. Stop met niet-acceptabel gedrag, Start met gewenst gedrag en Continueer gedrag waar niemand moeite mee heeft.

Als ik het heb over 360 graden feedback, denk ik overigens direct aan het boek van Marshall Goldsmith “Tot hier en nu verder”. Daarin beschrijft hij 20 gedragskenmerken die je als leider beter af kunt leren. Hij gebruikt dit ook bij zijn CEO-coaching. Marshall Goldsmith heeft het liever over ‘Feed Forward’. Hieraan ligt ten grondslag, dat een terugblik weinig effectief is. Je kunt hooguit je excuus aanbieden voor je gedrag. Het is effectiever en positiever als je met elkaar afspreekt welk gedrag de bestuurder moet vertonen en daarop sturen. Mijn advies: DOEN en er serieus mee aan de slag. Het is zaak om voortdurend terug te koppelen.

14. Terugkoppelen
Tijdens mijn workshops of presentaties over netwerken benoem ik tien aspecten. Eén van die aspecten is: Terugkoppelen. Het gaat dan om het terugkoppelen aan iemand die je bijvoorbeeld een (sales)tip of advies heeft gegeven. Als je die niet op de hoogte brengt en houdt, krijg je nooit meer een tip of advies van betrokken relatie.

Ik herinner mij drie leermomenten.
De eerste was in de tijd dat ik directeur was van een BV, die middels one-stop-shopping ICT, Huisvesting en Facilitaire ondersteuning verzorgde in twee gebouwen met meer dan 20 opdrachtgevers en 650 werkplekken. Tijdens een lunch met mijn opdrachtgever, die 80% van ons tweede pand huurde en daarmee een van mijn belangrijkste en grootste opdrachtgevers was, zei hij: ”Ik wil geen andere huurders bij mij op de etage of over de vloer”. Doordat er een externe adviseur aanwezig was vond ik het niet gepast om op deze opmerking te reageren. Ons bedrijf liep het leegstandsrisico, dus ik vond het daarom eigenlijk ook nog een naïeve opmerking. Immers, als de opdrachtgever geen andere mensen/huurders op zijn etage duldde, dan had hij de kamers in kwestie zelf moeten huren. Daar had ik hem direct na de lunch op moeten aanspreken, maar heb dat niet gedaan. Nou, dat heb ik geweten.
Toen ik de kans kreeg om mijn gebouwbezetting naar 100% te krijgen, waardoor ik alle kamers - dus ook de kamers op “zijn” etage - volledig had verhuurd, ook nog aan een partij die mooi aansloot bij de activiteiten van mijn grote huurder, kreeg ik de wind van voren.
De situatie is zo ontspoord, dat de opdrachtgever mij niet meer wenste te zien of te spreken.

Het tweede leermoment speelde zich eerder af, overigens wel in dezelfde setting. Eén van mijn opdrachtgevers - Karel Nugteren, directeur van FWG - wilde graag een aantal extra kamers. Die had ik niet meer ter beschikking, maar ik wist dat een andere opdrachtgever moest inkrimpen. Ik beloofde daarom aan de aanvrager om hem binnen een week uitsluitsel te geven. Echter doordat de andere opdrachtgever niet binnen dezelfde periode reageerde op mijn vraag over het aantal kamers wat hij wou inleveren, had ik geen nieuws, waardoor ik de aanvrager ook niet op de hoogte stelde binnen de afgesproken termijn. Gevolg: Een ontevreden opdrachtgever die het gevoel had “aan de achterste tiet te liggen”, met als gevolg dat hij bijna de huur had opgezegd.

TIP: Ook melden als je niets te melden hebt. Dat noemen we terugkoppelen. We zeggen wel eens “Je bent nooit te oud om te leren”.

Mijn derde leermoment vond plaats in 1998. Ik was toen 50 jaar oud en had de mogelijkheid om de twee BV’s van Baan over te nemen. Het ging om Baan Facilities BV en Baan Aviation. Mooie uitdaging, maar wel eentje waarbij ik een deskundige en ervaren iemand nodig had. Die vond ik in de persoon van Frank Schreuder, die dit had gedaan met ECS in Eindhoven. Frank was bereid om mij te ondersteunen in het hele traject. We hebben daar zeker drie uur over gesproken. Baan besloot echter om de BV’s niet te verkopen maar op een andere manier afscheid te nemen. Hierdoor hoefde ik natuurlijk geen beroep meer te doen op Frank. Je raadt het al. In plaats van dat ik Frank informeerde over de nieuwe koers, kreeg ik van hem een telefoontje. Hij vond het wat stil worden…..drie keer is scheepsrecht.

Meer weten? Zie het bladerboekje s.v.p.:

http://www.aaa-tfm.nl/AuthentiekeLeidersEchteLeiders.pdf

Bestellen (alleen als e-boek:

https://www.managementboek.nl/boek/9789081925907/authentieke-leiders-echte-leiders-e-book-koos-groenewoud